Как вести себя руководителю во время налоговой проверки

В жизни каждого директора наступает день, когда в организацию приходит налоговый инспектор. Сама по себе налоговая проверка достаточно неприятна, но от нее никуда не денешься. Важно правильно и встретить проверяющих, и организовать проверку.
Налоговые органы при проведении проверки должны соблюдать нормы Налогового кодекса РФ. Однако, как показывает практика, зачастую нарушаются порядок ее проведения и права налогоплательщиков.
Как вести себя руководителю, чтобы значительно снизить риск негативных последствий проверки? Единого алгоритма нет. Поэтому решения приходится принимать по ходу проверки в зависимости от того, как складывается ситуация.
Фактически у руководителя есть два варианта поведения: беспрекословно выполнять все требования налогового органа либо занять жесткую позицию отстаивания прав организации. Часто выбор падает на первый вариант поведения, дабы «не испортить отношения» с налоговым органом, не навлечь на себя дополнительную проверку и пр. Подобные опасения, как правило, рождаются из-за того, что руководитель как налогоплательщик не знает досконально своих прав при проведении налоговым органом проверки. Такое поведение может сослужить директору плохую службу, так как полное подчинение незаконным требованиям должностных лиц налогового органа в дальнейшем может быть расценено как согласие налогоплательщика с тем, что он умышленно совершает налоговые правонарушения. Поэтому с неправомерными действиями налоговых органов директору можно и даже нужно бороться.
Часто подготовка организации к проверке сводится лишь к тому, что проверяется налоговая документация, а именно ее наличие и правильность оформления. Бесспорно, это важно, но не стоит забывать и о других не менее существенных и законных мерах, которые позволят свести до минимума негативные последствия проверки.
Налоговый инспектор приходит на проверку в целях выявления допущенных организацией нарушений, сбора необходимой информации и документов, подтверждающих факт совершения налогового правонарушения. Учитывая это, перед началом проверки целесообразно провести инструктаж сотрудников о правилах поведения сотрудников во время ее проведения. В частности, нужно оговорить порядок представления запрошенных для проверки документов и другой информации, касающейся предмета проверки. Чтобы координировать работу всех служб фирмы и не допустить утечки информации, руководитель может назначить ответственного для контакта с участниками проверки. В приказе должно быть отражено, что все запрашиваемые документы передаются проверяющим только через уполномоченное (ответственное) лицо. А что касается устных объяснений, то необходимо указать, что они представляются после согласования с ответственным лицом либо руководителем. Если есть сомнения в правильности исчисления тех или иных налогов (а также для определения сумм риска), разумно до начала проверки привлечь внешних аудиторов – специалистов в области налогообложения. Возможно, на основании полученного аудиторского заключения придется доплатить суммы налогов и пени, что позволит в дальнейшем избежать штрафных санкций.
В день прихода в организацию налогового инспектора директору в первую очередь следует ознакомиться с решением налоговой инспекции, которое должно быть подписано только ее руководителем (или его заместителем). Стоит обратить особое внимание на цель проверки, проверяемый период, предмет проверки (перечень налогов и др.), список должностных лиц, которые направлены для ее проведения. Вместе с решением должны быть представлены служебные удостоверения прибывших на проверку инспекторов. Только после этого представители налогового ведомства могут приступить к проверке. Отметим, что в соответствии со ст. 87 НК РФ налоговые органы в рамках проверки вправе требовать от налогоплательщика документы лишь за три календарных года, непосредственно предшествовавшие году проведения проверки.
Как долго может проводиться проверка? По общему правилу продолжительность проверки не должна превышать двух месяцев1. В исключительных случаях срок проверки может увеличиваться до трех месяцев. Срок проведения проверки включает в себя только время фактического нахождения проверяющих на территории проверяемой организации, при этом в указанный срок не засчитываются периоды между вручением требования о представлении документов согласно ст. 93 НК РФ и представлением запрашиваемых документов. Значит, фактически проверка может длиться бесконечно долго, так как проверяющие могут присутствовать в организации как ежедневно, так и один-два дня в месяц.
Поэтому ответственное лицо должно вести журнал учета посещений, в котором отмечается присутствие проверяющих. Сумма этих периодов и будет являться сроком проведения налоговой проверки. Именно этот документ налогоплательщика, а также внутренние документы налогового органа, фиксирующие направление сотрудников на проведение проверки, будут рассматриваться в качестве доказательства при возникновении спорных ситуаций.
В ходе проверки налоговый инспектор вправе истребовать необходимые для проверки документы2. Требование должно содержать наименование и вид документов. Представлять следует только те документы, которые необходимы для проверки налогов, перечисленных в решении о проведении проверки. Если требование не содержит конкретного перечня документов, то согласно судебной практике основания для привлечения к ответственности за каждый непредставленный документ отсутствуют. Кроме того, представление истребуемых документов должно быть предусмотрено законодательством.
Налогоплательщик вправе требовать от должностных лиц налогового органа соблюдения законодательства о налогах и сборах3.
Важно документально фиксировать все нарушения, допущенные проверяющими во время проведения проверки. Это можно оформить в виде акта о нарушении, докладных записок и пр. Таким образом, в случае последующего обращения в суд или вышестоящий орган у организации будет доказательственная база.